PDF-import

Man kan importere PDF-filer for bruk i Go Mobile ved å åpne filene på mobilen og trykke på «del»-ikonet. Man vil da få opp valg for deling. Velg importer med Go Mobile. Go Mobile vil nå åpnes og PDF-filen vil kopieres inn i databasen. PDF-filen blir nå tilgjengelig for opplasting til dokumentsenter og for bruk i reiseregninger. Når en PDF-fil brukes, vil den bli borte fra listen og vil ikke kunne velges på nytt.

Dersom du benytter en PDF-kvittering fra Taxifix, Flytoget, SAS, Widerøe eller Norwegian, vil systemet automatisk tolke disse.

Les mer om hvordan en PDF kan legges til Go Mobile appen her.

Opprette en reiseregning

Bruker oppretter en reise ved å trykke på fly-ikonet i bunnen av skjermbildet. Trykk videre på knappen "Ny reise". Et nytt skjermbilde presenteres med mulighet for å legge inn reisens detaljer.

Formålet/Arrangementer

I dette feltet skriver brukeren inn formålet med reisen og eventuelle arrangementer han/hun deltar på. Dette feltet er obligatorisk.

Reiserute

Her føres reiseruten. Minimum avreisested og destinasjon må være med.

Avreise

Dato og klokkeslett for avreise.

Hjemkomst

Dato og klokkeslett for hjemkomst.

Diett

Her kan bruker velge om diett skal beregnes eller ikke. Diett kan slås av dersom man reiser etter regning. Dersom diett beregnes, vil det være mulig å gå inn på diett og slå av og på måltider for hver overnatting. Vær oppmerksom på at ved hotellovernatting antas at frokost er inkludert. Dersom man overnatter på hotell uten frokost, må man gå inn på diettoversikten og slå dette på.

Prosjekt - delprosjekt

Prosjektet som skal faktureres for reisen.

Utbetalt forskudd

Eventuelt beløp arbeidsgiver utbetaler som forskudd for reisen. Beløpet vil komme til fratrekk på beløp til utbetaling.

Utgifter

I denne oversikten kan bruker legge til alle utgifter som skal dokumenteres for reisen. Man kan komme tilbake til reisens detaljer ved å trykke på det blå feltet i toppen av oversikten. For å legge til utgifter, trykk på den runde, grønne knappen i bunnen av skjermbildet. En liste over aktuelle utgiftstyper blir presentert.

Utgiftstyper

De fleste av disse er utlegg brukeren ønsker å få refundert, mens andre representerer godtgjørelser brukeren har krav på.

Generelle utlegg

Bruker skal kunne sende inn et bilag med bilde, dato, betalingsmåte, beløp, valuta og beskrivelse.

Hendelsesforløp:

Nytt skjermbilde presenteres, og kamera åpnes automatisk.

Bruker tas tilbake til skjermbilde for nytt bilag.

Bruker kan skrive inn en beskrivelse av bilaget og velge dato.

Bruker taster inn et beløp, og kan velge en valuta fra klientens støttede valuta.

Dersom bruker velger en annen valuta, vil appen også hente gjeldende valutakurs. Denne hentes med utgangspunkt i datoen som er valgt for bilaget. Valutakursen vil også vises, og kan endres dersom bruker mener den er feil.

Bruker trykker ferdig, og tas tilbake til utgifter.

Overnatting

Overnatting må registreres selv om dette er dekket av arbeidsgiver. Dette fordi typen overnatting avgjør hvilke godtgjørelser brukeren har krav på. Dersom brukeren har reist i utlandet må land velges på overnattingen. Ut fra dette blir dietten beregnet ut fra satsene som gjelder for landet brukeren har reist i.

Ulegitimert overnatting

Denne overnattingstypen benyttes dersom det ikke er utgifter til hotell e.l og arbeidsgiver ikke sørger for annen overnatting.

Eget kjøretøy

Denne utgiftstypen brukes for å beregne kjøregodtgjørelse ved bruk av eget kjøretøy i hele eller deler av reisen. Velg type kjøretøy fra en liste over gyldige kjøretøy. Dersom deler av reisen kjøres i utland, må det opprettes flere utgifter for eget kjøretøy, slik at man får riktig sats for kjørte kilometer i utland og innland. Feltene «Fra» og «Til» må fylles ut med stedene man kjører fra og til. Kilometersatsen kan ikke overstyres. Dersom man har passasjerer må man føre opp navnene på disse i et felt som dukker opp når man slår på passasjertillegget.

Innsending

Bruker kan sende inn reiseregningene fra utgiftsoversikten eller fra reiseoversikten. Dersom brukeren ikke har lagt til en signatur, vil et sprettoppvindu be brukeren om å gjøre dette i forkant av innsendingen.

Avviste reiseregninger

Dersom en reiseregning blir avvist, vil den dukke opp i listen igjen med et rødt ikon. Brukeren kan trykke på det røde ikonet for å lese begrunnelsen for avvisningen. Når brukeren har korrigert, kan reiseregningen sendes inn igjen for ny godkjenning.

Utlegg/bilag

PDF-import

Man kan importere PDF-filer for bruk i Go Mobile ved å åpne filene på mobilen og trykke på «del»-ikonet. Man vil da få opp valg for deling. Velg importer med Go Mobile. Dette vil åpne Go Mobile og kopiere PDF-filen inn i databasen. PDF-filen vil da bli tilgjengelig for opplasting til dokumentsenter og for bruk til vanlige bilag.

Bilag

I listen over bilag kan man markere de man ønsker å sende inn, eventuelt alle ved å trykke på en knapp oppe til venstre i skjermbildet. Når minst ett bilag er valgt vil en knapp dukke opp nede i skjermbildet med mulighet for å sende inn de valgte bilag. Dersom man ønsker å sende inn kun ett bilag, kan man sveipe bilaget til venstre og trykke send. Her kan man også slette bilaget.

Manuelt bilag

Bruker skal kunne sende inn et manuelt bilag med bilde, dato og beskrivelse.

Hendelsesforløp:

Dersom bruker ikke allerede er i fanen «Bilag», må bruker velge fanen «bilag».

Bruker trykker på knappen «+» (Grønn, rund knapp)

En liste med tilgjengelige bilagstyper presenteres.

Bruker trykker på valget «Manuelt bilag»

Nytt skjermbilde presenteres, og kamera åpnes automatisk.

Se Kamera

Bruker tas tilbake til skjermbilde for nytt manuelt bilag.

Bruker kan skrive inn en beskrivelse av bilaget og velge dato.

Bruker trykker ferdig, og tas tilbake til fanen «Bilag».

Bankbilag

Bruker skal kunne sende inn et bankbilag med bilde, dato og beskrivelse.

Hendelsesforløp:

Samme som for «Manuelt bilag».

Kreditnota

Bruker skal kunne sende inn en kreditnota med bilde, dato, beløp, valuta, prosjekt og beskrivelse.

Hendelsesforløp:

Samme som for «Manuelt bilag»

I tillegg kan bruker taste inn et beløp, og velge en valuta fra klientens støttede valuta. Dersom bruker velger en annen valuta, vil appen gjøre et kjapt kall mot server for å hente riktig valutakurs. Denne hentes med utgangspunkt i datoen som er valgt for bilaget. Valutakursen vil også vises, og kan endres dersom bruker mener den er feil. Bruker kan også velge et prosjekt fra en liste av tilgjengelige prosjekter.

Faktura

Bruker skal kunne sende inn et fakturabilag med bilde, dato, beløp, valuta, prosjekt og beskrivelse.

Hendelsesforløp:

Samme som for «Kreditnota».

Utlegg

Bruker skal kunne sende inn et utlegg med bilde, dato, betalingsmåte, beløp, valuta, type, prosjekt og beskrivelse.

Hendelsesforløp:

Samme som for «Kreditnota»

I tillegg kan bruker velge betalingsmåte fra en liste over gyldige alternativer. Her vil også eventuelle firmakort være listet opp. Bruker velger type bilag, også dette fra en liste over tilgjengelige bilagstyper

BESKRIVELSE

Øverste leder har ansvar for at arbeidet med medarbeidere som er sykmeldt er planlagt slik at medarbeideren blir fulgt opp i henhold til myndighetskrav.

Øverste leder skal sikre at linjeledere har informasjon om sin rolle ved oppfølgingen av sykmeldte og at de får nødvendig opplæring.

Linjeledere skal følge opp medarbeidere som er sykmeldte i henhold til prosedyren.

Medarbeidere som er sykmeldt skal bidra til at planer for oppfølgingen under sykefravær blir fulgt og at de selv bidrar med forslag for tilretteleggingstiltak.

Egenmelding

Egenmelding innebærer at en ansatt melder fra om arbeidsuførhet på grunn av sykdom eller skade, uten å legge frem legeerklæring. Egenmelding kan også benyttes av personer som sitter i karantene eller isolasjon på grunn av koronaviruset. For å kunne benytte egenmelding må arbeidstakeren ha arbeidet hos selskapet i minst to måneder. Ved fravær ut over tre kalenderdager (helgedager telles med) skal arbeidstakeren levere sykmelding. Hvis arbeidstakeren blir syk igjen og leverer ny egenmelding før det har gått 16 kalenderdager, løper samme arbeidsgiverperiode videre. Retten til å bruke egenmelding er begrenset til fire ganger i løpet av en 12-månedersperiode. Det er her uten betydning om fraværet er en, to eller tre dager.

Arbeidsgiverperioden er 16 kalenderdager fra første dag arbeidsgiver mottar beskjed om sykdom( skal mottas muntlig). Sykepenger utbetales de planlagte arbeidsdagene i Arbeidsgiverperiode. Planlagt arbeidsdager framkommer av mobiliseringsbrev.

Trinnvis beskrivelse av utførelsen av aktiviteten, arbeidet o.l.

Den syke

(fravær 1 – 3 dager)

1 Den syke plikter å gi beskjed til linjeleder (nærmeste leder med personalansvar) så tidlig som mulig. Meldingen skal skje pr. telefonkontakt (ikke SMS eller e-post). Det skal avtales om hvem som tar ansvar for å avlyse eventuelle avtaler. Den ansatte skal gi beskjed om forventet fraværstid såfremt dette er mulig.

Den syke

(fravær 1 – 3 dager)

2 Registrerer fravær under egenmelding i timeføringssystemet på første arbeidsdag etter fravær.

Den syke

(fravær 4 - ? dager)

3 Leverer sykemelding til linjeleder.

Den syke

4 Gir beskjed til linjeleder dersom sykefraværet er arbeidsrelatert.

Linjeleder

(fravær 4 –16 dager)

5 Linjeleder tar kontakt for å avklare den sykes behov og ønsker god bedring, og for å høre om forhold på jobben hindrer tilbakeføring til jobb. Muligheten for arbeidsaktivitet vurderes i samarbeid med den syke i tråd med aktivitetsplikten.

Linjeleder, evt.verneombud, tillitsvalgt

(Fravær >16 dager)

6 Den sykmeldte inviteres til å besøke arbeidsstedet, evt. ha møte med leder og verneombud dersom forhold på jobben hindrer tilbakeføring til jobb. Ukentlig oppfølging, eller etter avtale med sykmeldte.

Linjeleder

7 Utarbeider oppfølgingsplan i samarbeid med den sykmeldte så tidlig som mulig, og planen skal være utarbeidet senest når arbeidstaker har vært helt eller delvis borte fra arbeidet i 4 uker.

8 Sender oppfølgingsplanen til den som har sykemeldt den ansatte så snart den er utarbeidet, og senest etter 4 uker.

9 Sørger for at oppdatert oppfølgingsplan sendes til NAV senest en uke før dialogmøter som NAV innkaller til.

Linjeleder

10 Innkaller til dialogmøte 1 som avholdes innen 7 uker.

Følgende innkalles: Den sykmeldte eventuelt med ønsket ledsager, og den som sykmelder (vanligvis fastlege) skal delta. Det skrives referat fra møtet. Bedriftshelsetjenesten kan delta ved behov.

NAV skal orienteres.

Linjeleder 11 Sørger for regelmessig kontakt i den videre sykdomsfasen med bl.a oversendelse av intern informasjon.

Føring av timer for sykefravær i poweroffice.

For å føre timer ved sykdom lar man feltet med kunde og prosjekt stå tomt.

Videre velger man Aktivitet “syk med sykemelding” eller “syk med egenmelding”